HELPDESK

Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 20 Agustus 2026. Diperbarui 29 Agustus 2026 — lihat "Bila kebijakan ini berubah" di bagian bawah.

Halaman ini menjelaskan data apa yang dikumpulkan Helpdesk RSUD Palembang BARI — baik lewat situs helpdesk.simars.id maupun aplikasi ponselnya — untuk apa data itu dipakai, dan siapa saja yang bisa melihatnya. Ditulis supaya bisa dibaca siapa pun, bukan hanya orang IT.

Ringkasnya

  • Layanan ini hanya untuk pegawai RSUD Palembang BARI, dipakai melaporkan kerusakan dan kendala kerja.
  • Bagi petugas pemeliharaan alat: foto bukti pekerjaan merekam titik lokasi dan jam pengambilan, dan keterangan itu dipakai untuk memastikan pekerjaan benar-benar dikerjakan di tempat alatnya. Bagi pelapor biasa, tidak ada lokasi yang diambil.
  • Yang disimpan adalah isi laporan Anda dan identitas kerja Anda — nama, e-mail kantor, nomor HP, dan ruangan.
  • Laporan Anda dibaca oleh petugas bidang yang menanganinya: IT, IPS-RS, IPL-RS, atau K3RS.
  • Data Anda tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dikirim ke layanan analitik pihak mana pun.
  • Aplikasi tidak mengambil lokasi GPS, tidak membaca kontak, dan tidak membaca pesan Anda.

Siapa yang mengelola

Layanan ini dikelola Tim IT / SIMARS RSUD Palembang BARI. Seluruh data disimpan di server milik rumah sakit, bukan di layanan awan pihak ketiga.

Data apa yang dikumpulkan

Saat Anda membuat akun atau menyunting profil

  • Nama depan dan nama belakang
  • Alamat e-mail — sekaligus dipakai untuk masuk
  • Nomor HP / WhatsApp (opsional)
  • Lokasi atau ruangan tempat Anda bekerja (opsional)
  • Jenis kelamin (opsional)
  • Foto profil (opsional)
  • Kata sandi — disimpan dalam bentuk teracak, bukan sebagai teks yang bisa dibaca. Tidak seorang pun, termasuk petugas IT, dapat melihat kata sandi Anda.

Saat Anda membuat laporan

  • Judul dan isi laporan yang Anda tulis
  • Bidang yang menangani dan tingkat kemendesakan yang Anda pilih
  • Isian tambahan seperti lokasi/ruangan dan jenis kendala
  • Lampiran yang Anda sertakan: foto dan rekaman suara
  • Seluruh percakapan balasan antara Anda dan petugas
  • Penilaian dan catatan yang Anda berikan setelah laporan selesai

Saat petugas memotret bukti pemeliharaan alat (hanya berlaku bagi petugas yang memakai mode petugas — tidak berlaku bagi pelapor biasa)

  • Titik lokasi presisi — garis lintang dan bujur, beserta perkiraan ketelitiannya dalam meter
  • Tanggal dan jam pengambilan, arah hadap kamera, ketinggian, dan kecepatan
  • Alamat perkiraan yang diterjemahkan dari titik lokasi tersebut
  • Nama petugas yang memotret dan kode alat yang sedang dikerjakan
  • Penanda bila titik lokasinya ternyata berasal dari aplikasi lokasi tiruan (Fake GPS)
  • Sidik digital berkas fotonya, supaya dapat dibuktikan foto itu tidak berubah sejak dikirim

Keterangan tersebut dicetak pada gambarnya, sehingga ikut ke mana pun foto itu dibawa, dan juga disimpan sebagai catatan di sebelah fotonya.

Lokasi hanya diambil pada detik tombol potret ditekan. Aplikasi tidak melacak posisi Anda di latar belakang, tidak merekam perjalanan Anda, dan tidak mengambil lokasi ketika Anda sekadar membuka aplikasi.

Bila titik lokasi tidak bisa didapat — di basement, ruang panel, atau ruang mesin — fotonya tetap boleh diambil, dan capnya berbunyi “LOKASI TIDAK TEREKAM”. Ketiadaan itu bukan pelanggaran.

Yang tercatat otomatis

  • Waktu laporan dibuka, dibalas, dan ditutup
  • Siapa petugas yang menangani
  • Alamat IP dan alamat e-mail pada percobaan masuk yang gagal. Ini dicatat untuk keamanan — supaya percobaan menebak kata sandi meninggalkan jejak yang bisa diperiksa. Percobaan masuk yang berhasil tidak dicatat alamat IP-nya.

Yang disimpan di ponsel Anda sendiri

  • Token sesi dan salinan profil Anda, di penyimpanan terenkripsi bawaan sistem (Keychain di iPhone, EncryptedSharedPreferences di Android)
  • Alamat e-mail Anda, kalau mencentang "Ingat saya"
  • Kata sandi Anda — hanya kalau Anda menyalakan Face ID / sidik jari, dan hanya di penyimpanan terenkripsi itu. Ia dibaca setelah wajah atau sidik jari Anda terverifikasi, lalu dipakai untuk masuk ulang. Kalau Anda mematikan Face ID, kata sandi itu langsung dihapus dari ponsel.
  • Berkas sementara: foto dan rekaman yang belum terkirim

Semua ini hilang saat aplikasi dihapus dari ponsel.

Face ID dan sidik jari

Data wajah dan sidik jari Anda tidak pernah dikirim ke server kami dan tidak pernah kami simpan. Aplikasi hanya menerima jawaban "cocok" atau "tidak cocok" dari sistem operasi ponsel Anda. Data biometrik itu sepenuhnya milik ponsel Anda.

Notifikasi di ponsel

Aplikasi BARI SIGAP di Android dapat memberi tahu Anda saat petugas membalas laporan Anda atau saat laporan Anda dinyatakan selesai. Notifikasi hanya dikirim kepada pelapor pemilik laporan itu.

  • Agar notifikasi sampai ke ponsel yang benar, ponsel Anda memperoleh satu tanda pengenal perangkat dari layanan Google (Firebase Cloud Messaging). Tanda pengenal itu kami simpan di server rumah sakit dan dipasangkan dengan akun Anda. Ia tidak memberi tahu kami nomor telepon, lokasi, maupun aplikasi lain di ponsel Anda.
  • Isi notifikasi sengaja dibuat pendek: jenis kabar dan judul laporan Anda saja — tidak ada isi balasan petugas di dalamnya. Alasannya, notifikasi bisa terbaca orang lain di layar terkunci.
  • Judul laporan itu melewati layanan pengiriman milik Google dalam perjalanannya ke ponsel Anda. Google bertindak sebagai penyedia layanan pengiriman; isi laporan, lampiran, dan percakapan Anda tidak dikirim ke sana.
  • Anda boleh mematikan notifikasi kapan saja lewat pengaturan Android, tanpa memengaruhi fungsi lain aplikasi.
  • Saat Anda keluar dari aplikasi atau menghapus akun, tanda pengenal perangkat itu dihapus dari server kami.
  • Di iPhone notifikasi ini belum tersedia.

Laporan kerusakan aplikasi

Kalau aplikasi BARI SIGAP berhenti mendadak, ponsel Anda mencatat keterangan teknis kejadian itu dan mengirimkannya ke server rumah sakit saat aplikasi dibuka lagi. Isinya: jenis dan pesan galat, jejak teknis program, nama layar tempat kejadian, versi aplikasi, model ponsel, dan versi sistem operasinya. Kalau saat itu Anda sedang masuk, id akun Anda ikut tercatat supaya laporan bisa dihubungkan dengan keluhan yang Anda sampaikan.

Isi laporan yang Anda tulis, lampiran, e-mail, dan nomor telepon tidak ikut dikirim. Catatan kerusakan disimpan paling lama 90 hari, lalu dihapus otomatis.

Catatan ini dikirim ke server rumah sakit sendiri — tidak ke layanan pemantauan pihak ketiga mana pun.

Untuk apa data itu dipakai

  • Menyampaikan laporan Anda kepada petugas yang tepat, dan menindaklanjutinya
  • Menghubungi Anda bila petugas perlu keterangan tambahan
  • Menyusun laporan kinerja layanan — berapa lama kendala ditangani, berapa banyak laporan per bidang, dan seberapa puas pelapor. Laporan seperti ini dibaca manajemen dalam bentuk angka gabungan, bukan per orang.
  • Menjaga keamanan akun Anda
  • Bagi petugas pemeliharaan alat: memastikan pekerjaan benar-benar dikerjakan di tempat alatnya berada. Titik lokasi dan jam pada foto bukti dibaca atasan saat menilai pekerjaan tersebut, dan bukti yang terbukti dipalsukan — misalnya dengan aplikasi lokasi tiruan — dapat berujung pada sanksi kepegawaian.

Bagi pelapor, data Anda tidak dipakai untuk menilai kinerja Anda sebagai pegawai. Bagi petugas pemeliharaan, keterangan lokasi dan waktu pada foto bukti memang dipakai untuk menilai pekerjaan itu — hal ini dinyatakan terbuka di sini justru supaya tidak ada yang terkejut belakangan.

Data siapa pun tidak dijual dan tidak dibagikan kepada pihak di luar rumah sakit, kecuali diwajibkan oleh hukum atau sebagaimana dijelaskan pada bagian “Layanan luar yang tersentuh” berikut ini.

Layanan luar yang tersentuh

Untuk menuliskan alamat dan menggambar peta kecil pada foto bukti pemeliharaan, dua layanan di luar rumah sakit menerima titik lokasi tersebut:

  • Layanan penerjemah alamat bawaan sistem ponsel (Google pada ponsel Android) — menerima titik lokasi, mengembalikan nama jalan, kelurahan, kecamatan, dan kota.
  • OpenStreetMap — menerima titik lokasi dalam bentuk permintaan petak peta, untuk menggambar peta kecil di sudut foto.

Keduanya hanya menerima titik lokasinya. Nama Anda, isi laporan, dan foto itu sendiri tidak dikirimkan ke mana pun di luar rumah sakit.

Siapa yang bisa melihat laporan Anda

  • Petugas bidang yang menangani laporan Anda — IT, IPS-RS, IPL-RS, atau K3RS — termasuk lampiran foto dan rekaman suaranya.
  • Administrator sistem Tim IT, untuk keperluan pemeliharaan.
  • Pemberitahuan otomatis. Saat laporan baru masuk, ringkasannya dikirim kepada penanggung jawab bidang terkait lewat surel. Ringkasan itu memuat nomor tiket, judul, isi laporan, ruangan, dan nama Anda. Pada versi web, sebagian pemberitahuan petugas juga dikirim lewat Telegram — artinya ringkasan tersebut melewati layanan Telegram. Pemberitahuan lewat Telegram sedang dihentikan dan akan digantikan pemberitahuan langsung ke aplikasi.

Pegawai lain tidak dapat melihat laporan Anda.

Melapor tanpa akun

Anda boleh melapor tanpa membuat akun. Dalam hal itu kami tetap menyimpan nama dan alamat e-mail yang Anda isikan, karena keduanya diperlukan untuk menghubungi Anda dan untuk membuka kembali laporan tersebut. Laporan tanpa akun hanya bisa dibuka dengan nomor tiket dan e-mail yang sama — simpanlah nomor tiketnya.

Berapa lama disimpan

Laporan disimpan sebagai arsip pekerjaan rumah sakit dan tidak dihapus otomatis — riwayat kerusakan suatu alat sering dibutuhkan bertahun-tahun kemudian. Akun Anda tersimpan selama Anda masih menjadi pegawai. Catatan percobaan masuk yang gagal — alamat IP dan alamat e-mailnya — disimpan di berkas log server paling lama 14 hari, lalu terhapus dengan sendirinya.

Foto bukti pemeliharaan beserta titik lokasi dan jam pengambilannya disimpan bersama riwayat alat yang bersangkutan, mengikuti aturan arsip yang sama seperti laporan — tidak dihapus otomatis, karena riwayat pemeliharaan sebuah alat dibutuhkan bertahun-tahun kemudian.

Hak Anda

Anda berhak:

  • Melihat data yang kami simpan tentang Anda
  • Memperbaikinya — nama, nomor HP, ruangan, dan foto bisa Anda ubah sendiri kapan saja lewat menu Profil
  • Menghapus akun Anda sendiri, kapan saja, lewat aplikasi BARI SIGAP: Profil → Hapus akun. Isi laporan yang sudah ditindaklanjuti kami pertahankan sebagai arsip pekerjaan, tetapi dilepaskan dari identitas Anda. Caranya — termasuk kalau Anda tidak bisa membuka aplikasi — dijelaskan di halaman Hapus Akun.
  • Menarik lampiran yang telanjur Anda kirim, selama laporannya belum ditutup

Untuk hal-hal yang tidak bisa Anda lakukan sendiri, hubungi Tim IT.

Keamanan

  • Seluruh hubungan aplikasi dan situs memakai HTTPS.
  • Kata sandi disimpan teracak, tidak pernah sebagai teks biasa.
  • Lampiran laporan tidak dapat diunduh tanpa masuk lebih dulu.
  • Percobaan masuk yang gagal berulang kali direm otomatis.
  • Data disimpan di server rumah sakit sendiri.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Bila Anda menduga akun Anda dipakai orang lain, segera ganti kata sandi lewat menu Profil dan beri tahu Tim IT.

Anak-anak

Layanan ini ditujukan untuk pegawai rumah sakit dan tidak diperuntukkan bagi anak di bawah 18 tahun.

Bila kebijakan ini berubah

Perubahan 29 Agustus 2026. Sejak versi 1.2.0 aplikasi ponsel, foto bukti pemeliharaan yang diambil petugas merekam titik lokasi dan jam pengambilannya. Tiga bagian di atas diperbarui karenanya: “Data apa yang dikumpulkan”, “Untuk apa data itu dipakai”, dan bagian baru “Layanan luar yang tersentuh”. Perubahan ini tidak berlaku bagi pelapor biasa — tidak ada lokasi yang diambil saat Anda membuat laporan.

Perubahan akan diumumkan di halaman ini beserta tanggal berlakunya. Perubahan yang menyangkut cara data Anda dipakai akan diberitahukan lebih dulu lewat aplikasi.

Menghubungi kami

IT — RSUD Palembang BARI
Jl. Panca Usaha No. 1, Kelurahan 5 Ulu, Kecamatan Seberang Ulu I, Palembang
E-mail: rsudpbari@palembang.go.id
Helpdesk: helpdesk.simars.id